Servitect | ITSM Specialisten4 tips om de werkdruk van je team te verlagen en de productiviteit te verhogen
Waardevolle inzichten en tips
Dit blogartikel biedt waardevolle inzichten en tips voor IT-managers en teamleiders die kampen met de navolgende uitdagingen. De gemene deler? Alle tips en inzichten zijn gericht op het verminderen van de werkdruk en het verhogen van de productiviteit.
Datagedreven ITSM
IT-teams staan vaak onder immense druk. Omdat IT tegenwoordig een doorslaggevende rol speelt bij het boeken van zakelijk succes (je zou zelfs kunnen stellen dat elk bedrijf tegenwoordig een ‘software-driven’ organisatie is), is er vaak een grote druk vanuit de business om de innovatiesnelheid te verhogen en snel nieuwe IT-oplossingen in gebruik te nemen. Terwijl de lopende IT-diensten natuurlijk gewoon door moeten draaien.
Tip 1: Creëer duidelijke doelen
Het verminderen van de werkdruk en aanjagen van productiviteit begint met het creëren van duidelijke gezamenlijke doelen. Silodenken is een van de grote belemmeringen voor productief en datagedreven werken. In zo’n situatie worden teams veelal gestuurd door afdelingsdoelstellingen die niet altijd matchen met de overkoepelende businessdoelen.
Een gezamenlijk business-doel formuleren schept inzicht en zorgt ervoor dat je mensen verbindt vanuit een breed gedragen visie die deelbelangen verbindt met de bredere bedrijfsdoelstellingen. Je voorkomt veel (onnodig) overleg en creëert een gestroomlijnde samenwerking vanuit een gedeelde strategie, visie en zakelijke doelstellingen. IT-teams krijgen daardoor minder op hun bord en processen een snellere doorlooptijd.
Tip 2: Delegeer
Veel managers en IT-teams zijn graag volledig in control en hebben moeite met delegeren. De neiging tot micromanagement maakt dat ze zich met alle details willen bemoeien en overal hun stempel op willen drukken om de optimale kwaliteit te kunnen bewaken. Toch is delegeren een van de beste manieren om je teams en mensen te ontlasten en het beste te halen uit de capaciteit en productiekracht van de organisatie. Zorg er wel voor dat je duidelijk in kaart brengt wat je aan wie delegeert en dat je de personen aan wie je delegeert goed brieft en instrueert.
Tip 3: Zorg voor beschikbaarheid bij operationele vragen
Een van de belangrijkste vertragende factoren bij het toepassen van processen en workflows is de afwezigheid van fiatterend management. Teams kunnen vaak pas verder als iemand van hogerop een akkoord heeft gegeven. Dit kan zorgen voor trage workflows als iemand tijdelijk niet beschikbaar is of niet snel reageert. Speciale workflow- en automatiseringssoftware maakt het veel makkelijker om eenvoudig en snel te fiatteren. Het resultaat? Kortere doorlooptijden, meer productiviteit en een lagere werkdruk.
Is je IT-team net bezig met een groot digitaal transformatieproject? Maar komen er tegelijkertijd aan de lopende band allerlei vragen en verzoeken voorbij die weinig prioriteit hebben en afdelingen of medewerkers ook zonder de tussenkomst van IT kunnen oplossen? Dan bestaat de kans dat je je IT-teams overvraagt.
Teams die incidentele piekbelasting sluipenderwijs zien overgaan in een structurele opstapeling van projecten (de versnellingsvalkuil), extra taken en veranderingen lopen een groot risico. Er vindt geen terugkeer meer plaats naar de ‘normale’ werksituatie. De extra werkdruk is het nieuwe normaal. Er is amper nog ruimte om bij te tanken en te herstellen van de extra inspanningen. Het gevaar bestaat dat teams en teamleden in zo’n situatie in de overleefstand schieten en symptomen van een collectieve burn-out gaan vertonen.
Ga teams en medewerkers daarom niet overvragen en geef ze regelmatig de gelegenheid om te ontkoppelen. Dat kan op verschillende manieren:
- Goed tijdsmanagement, bijvoorbeeld door bepaalde blokken van tijd te blokkeren en exclusief te reserveren voor specifieke taken en werkzaamheden met een hoge prioriteit.
- Ken de werkvoorraad van je teams. Dit maakt het makkelijker om te sturen op resultaten en doelen die reëel en haalbaar zijn.
- Zorg dat IT-teams kunnen presteren door ruis, afleiding en knelpunten te elimineren op zowel individueel niveau als teamniveau.
- Probeer repetitieve en tijdrovende taken zoveel mogelijk te automatiseren. Dat kan prima met moderne AI-technologie.
- Geef IT-teams grip op hun werk. Zorg dat iedereen de tools en vaardigheden heeft om het werk efficiënt te organiseren.
Minder werkdruk en meer productiviteit met het ITSM Dashboard
Ben je op zoek naar een raamwerk of stukje gereedschap dat je helpt om de bovengenoemde aanbevelingen makkelijker en sneller in de praktijk te brengen? Dan biedt het ITSM Dashboard uitkomst.
Het biedt diepgaande inzichten en analytics waarmee teamleiders snel en eenvoudig trends identificeren, prestaties meten en knelpunten lokaliseren. Door gebruik te maken van het dashboard kunnen teamleiders hun besluitvorming versterken, processen verbeteren en teamleden effectiever aansturen. Dit leidt tot een verlaging van de werkdruk en een verhoogde productiviteit binnen IT-teams, waardoor ze beter kunnen inspelen op de behoeften van de organisatie en efficiënter kunnen werken met behulp van waardevolle inzichten.
Vraag onze demo aan
Wil je ook de werkdruk van je IT-teams verlagen en hun productiviteit verbeteren? En maak je graag kennis met het ITSM Dashboard? Vraag dan nu een demo aan! Bel ons op 088 – 20 34 000 of vul het formulier in voor je gegevens, dan nemen we binnen 1 werkdag contact met je op.
- Haal het meest uit je data
- Krijg inzicht in trends en resultaten
- Krijg inzicht in processen en productiviteit
- Krijg inzicht in de actuele prestatie
- Ga van taakgericht- naar resultaatgericht werken
Vul je gegevens in